10 Tips Untuk Menjadi Lebih Produktif

Cerita Kita –

Apakah Anda sering memiliki rasa ingin melakukan banyak hal tapi tidak bisa menyisihkan waktu untuk melakukannya? Apakah anda merasa berat meninggalkan aktivitas men-scroll tik tok dan tidak ada waktu untuk sekedar mandi? Atau anda malas untuk beranjak dari kasur karena ingin tidur seharian alias mager?

Jika Anda ingin mencari tahu cara menjadi lebih produktif, baca penjelasan berikut ini untuk menemukan strategi untuk membantu Anda mengatur waktu dengan lebih efektif.

Apa itu produktif?

Produktif atau produktivitas  adalah istilah yang sering digunakan dalam lingkungan bisnis, meskipun sebenarnya dapat diterapkan pada semua bidang kehidupan. Dalam konteks bisnis, produktivitas dapat diukur dengan jumlah panggilan penjualan yang dilakukan atau output lini pabrik. Dalam situasi akademik, produktivitas dapat diukur dengan jumlah pertanyaan yang dijawab atau kata-kata yang ditulis.

Dalam bentuknya yang paling dasar, produktivitas adalah pengeluaran yang diukur dengan masukan. Namun, mengukur produktivitas tidak selalu mudah jika hasilnya tidak langsung terlihat. Beberapa proyek dan industri membutuhkan banyak motivasi diri. Misalnya, di industri penyedia jasa, ketika mencoba mendapatkan promosi atau mencoba proyek kreatif seperti menulis buku. Untuk jenis pekerjaan ini, produktivitas tidak selalu dapat diukur dalam bentuk hasil atau output langsung.

Saat mempertimbangkan bagaimana menjadi lebih produktif, banyak yang beralih ke teknik manajemen waktu. Meskipun saling berhubungan, produktivitas dan manajemen waktu adalah dua hal yang berbeda dan tidak semua orang produktif pandai dalam manajemen waktu.

Manajemen waktu adalah serangkaian keterampilan dan alat dalam penggunaan waktu seseorang secara efektif. Produktivitas adalah tentang hasil yang dicapai dalam jangka waktu tertentu. Terkadang hasil yang paling produktif tidak berasal dari pengelolaan daftar tugas secara efektif – produktivitas lebih mementingkan hasilnya.

Apa itu produktivitas toxic?

Produktivitas toxic pada dasarnya adalah dorongan untuk menjadi produktif setiap saat, dengan mengorbankan target lainnya. Pada intinya, produktivitas yang toxic hanyalah istilah baru untuk menyebut individu yang 'gila kerja' .

Beberapa contohnya adalah tren media sosial #girlboss dan #ThatGirl, di mana wanita muda didorong untuk 'memiliki semuanya' dengan bekerja dan memiliki pekerjaan sampingan, sambil juga mencari waktu untuk berolahraga, berpenampilan terbaik setiap saat, menyisihkan beberapa hari libur dalam setahun, masak makanan sehat dan pertahankan kehidupan sosial yang aktif.

Meskipun poin-poin ini mungkin tampak positif dan aspiratif, poin-poin tersebut juga mewakili tingkat produktivitas yang toxic ditambah dengan kebutuhan untuk selalu mencapai lebih banyak target. Hal ini dapat menimbulkan efek jangka panjang, memengaruhi kemampuan kita untuk menghargai diri sendiri melebihi apa yang kita "lakukan".

Tetapi bukankah produktivitas adalah hal yang baik? Di saat stres tinggi – seperti pandemi – produktivitas toxic dan kebutuhan untuk selalu terlihat sibuk hanya menutupi stres dan kecemasan. Hal Ini pada akhirnya dapat menyebabkan kelelahan. 

10 tips untuk meningkatkan produktivitas

Coba gabungkan beberapa kiat produktivitas berikut ini ke dalam jadwal harian Anda. Pantau apa yang berhasil dan tidak berhasil untuk Anda sehingga Anda dapat membuat rencana jangka panjang untuk meningkatkan produktivitas Anda.

1. stop menjadi multitasking

Sering kali tergoda untuk mencoba dan melakukan banyak tugas sekaligus, meskipun ini mungkin terasa produktif, namun tidakan ini justru jarang menghasilkan hasil yang maksimal. Dengan berfokus hanya pada satu tugas pada satu waktu, Anda akan menyelesaikannya dengan standar yang lebih tinggi dan dalam waktu yang lebih singkat, memungkinkan Anda untuk beralih ke tugas berikutnya dengan mulus.

2. Tetapkan tujuan kecil

Tugas atau proyek besar bisa terasa mengintimidasi dan kita sering melebih-lebihkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Anda dapat menciptakan momentum ke depan dengan memecah tugas menjadi pencapaian yang dapat dikelola dan berukuran kecil, yang dibangun hingga proyek Anda selesai. Misalnya, mengosongkan kotak masuk Anda dengan menjawab empat email sekaligus sepanjang hari.

3. Beristirahatlah

Mungkin terlihat aneh untuk menyarankan istirahat ketika berbicara tentang menjadi produktif di tempat kerja, tetapi istirahat yang teratur sebenarnya membantu mengurangi stres dan meningkatkan produktivitas. Kursus Monash University, Mindfulness for Wellbeing and Peak Performance, membahas cara meningkatkan kinerja dengan mengurangi stres di tempat kerja.

Banyak tempat kerja memastikan karyawan beristirahat secara teratur. Namun, jika Anda bekerja dari rumah atau di kantor yang tidak memantau aktivitas Anda, pertimbangkan untuk sering menjadwalkan istirahat singkat selama 10/15 menit. Gunakan waktu ini untuk menjauh dari pekerjaan Anda, memungkinkan pikiran Anda untuk beristirahat dan kembali dengan motivasi baru dan ide-ide baru yang berpotensi.

4. Aturan lima menit

Jika penundaan merupakan tantangan besar bagi Anda, cobalah melakukan aturan lima menit. Dengan berjanji pada diri sendiri bahwa Anda akan menghabiskan hanya lima menit untuk pekerjaan anda. Hilangkan banyak alasan yang menghentikan Anda untuk memulai. Hampir setiap orang dapat mendedikasikan hanya lima menit untuk menulis email, meneliti suatu topik, menyelesaikan beberapa pengarsipan, atau menguraikan tugas baru.

Seringkali, setelah lima menit selesai, motivasi untuk melanjutkan tetap ada. Bahkan jika Anda beralih ke tugas produktif lainnya, pekerjaan kecil yang diselesaikan dalam lima menit tetap merupakan kontribusi penting bagi hasil keseluruhan Anda. Seperti biasa, tugas-tugas kecil inilah yang paling sering kami tunda.

5. Pemblokiran waktu

Menggunakan blok waktu adalah strategi produktivitas yang manjur dan terkenal. Dengan membuat kerangka waktu dalam jadwal hari kerja Anda, Anda membuat keputusan sadar untuk mendedikasikan 'blok' waktu untuk tugas tertentu. Blok waktu biasanya dibagi menjadi bagian 60 atau 90 menit. Dimana waktu tersebut adalah tugas yang memang anda prioritaskan. 

6. Pendelegasian

Jika Anda bekerja sebagai bagian dari tim, lihat tugas harian Anda dan pertimbangkan apakah ada yang dapat didelegasikan ke anggota tim lainnya. Seringkali, kita melakukan pekerjaan yang berada di luar kewenangan kita atau dapat dilakukan jauh lebih cepat dari orang lain.

Pendelegasian bukan tentang menolak pekerjaan yang tidak ingin Anda lakukan. Sebaliknya, ini tentang memastikan semua orang mengerjakan tugas yang paling sesuai dengan keterampilan dan ketersediaan mereka. Pengusaha cenderung mencoba dan menyulap semua tugas bisnis mereka. Mendelegasikan kepada karyawan baru atau menggunakan pekerja lepas untuk hal-hal seperti konten media sosial dapat berarti lebih banyak waktu tersedia untuk tugas dengan prioritas lebih tinggi.

7. Batasi gangguan

Menjadi terganggu atau terdistraksi sangat normal, dan fokus tidak selalu datang secara alami. Namun, itu adalah keterampilan yang dapat dikembangkan. Matikan notifikasi Anda, alihkan ponsel Anda ke mode pesawat, atau gunakan aplikasi produktivitas seperti Freedom.

Terdapat istilah Teknik Pomodoro yang umumnya digunakan untuk mencegah gangguan dan menyelesaikan tugas. Pengguna menyetel pengatur waktu, menghilangkan semua gangguan dari sekitar mereka (media sosial, email, dll.) dan bekerja dalam sprint waktu 20-30 menit. Mengetahui bahwa Anda hanya perlu fokus untuk waktu yang singkat adalah cara yang bagus untuk fokus dalam waktu yang lebih lama.

8. Lakukan hal tersulit dulu

Anda mungkin tergoda untuk menghindari tugas yang sulit atau memakan waktu dan sebaliknya fokus pada kemenangan cepat. Namun, dengan mengerjakan proyek yang paling sulit terlebih dahulu, Anda dapat meningkatkan motivasi dan fokus untuk sisa hari itu. Pertimbangkan untuk memprioritaskan tugas-tugas yang lebih besar ini terlebih dahulu di hari itu, atau saat Anda merasa paling produktif.

9. Tetapkan batasan

Seperti yang telah kita bahas di bagian pendelegasian, karyawan sering mendapati diri mereka melakukan pekerjaan yang berada di luar cakupan peran mereka. Meskipun dianggap hal yang baik untuk bersikap fleksibel dan mengambil peluang untuk pengembangan karier, penting juga untuk menetapkan batasan waktu Anda.

Untuk menyelesaikan tugas Anda secara efektif dan produktif, Anda harus dapat menyelesaikannya dalam jangka waktu yang wajar. Menetapkan batasan membuat Anda tidak kewalahan. 

10. Identifikasi kapan Anda paling produktif

Dengan munculnya covid dan kerja jarak jauh, 9-5 tradisional menjadi semakin tidak umum. Kerja fleksibel dan hybrid telah mempromosikan konsep bekerja dengan cara yang lebih produktif. Beberapa karyawan bekerja paling baik di pagi hari, ada juga yang mulai produktif setelah makan siang. Mengidentifikasi kapan Anda paling produktif dan kemudian mengatur jadwal harian Anda untuk memanfaatkan waktu puncak ini adalah cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas.